Confidentialité - ORBIS

Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

Le Groupe hypothécaire Orbis s’engage à protéger les données personnelles et confidentielles de nos clients, conformément aux lois gouvernementales et tel qu’exigé par l’Autorité des marchés financiers (AMF). En tant que fournisseurs de services financiers, nous avons l’obligation de protéger la confidentialité des informations reçues dans le cadre de nos fonctions. Le but de cette politique de confidentialité est d’informer nos clients des motifs qui nous obligent à recueillir des informations personnelles, de quelle façon nous les utilisons, quels sont les moyens utilisés pour les protéger et comment nous contacter si vous avez des questions ou des préoccupations en matière de protection de la vie privée.

Qu’est-ce qu’une information personnelle ?

Nous accordons beaucoup d’importance à la confiance que nous témoignent nos clients ; c’est pourquoi nous protégeons la confidentialité, les détails d’ordre privé et les informations recueillies en lien avec leur demande d’hypothèque, leur préapprobation, les demandes d’informations pour une hypothèque ou un prêt, ainsi que les assurances ou tout autre produit obtenu par le biais du Groupe hypothécaire Orbis ou ses filiales, fournis par, ou recueillis par Groupe hypothécaire Orbis et son personnel ou par les courtiers Orbis, ses associés et ses filiales au nom d’Orbis.

Pourquoi le Groupe hypothécaire Orbis recueille des informations personnelles

Le Groupe hypothécaire Orbis recueille et utilise des informations personnelles pour les motifs suivants :

• Procurer des services de courtage hypothécaire au client et lui offrir les produits et services adaptés à ses besoins, incluant l’octroi et/ou le renouvellement de prêts hypothécaires, les assurances collectives des créanciers et autres produits offerts et approuvés par le Groupe hypothécaire Orbis ou ses filiales, qui peuvent présenter un intérêt pour le client ;

• Vérifier le dossier de crédit du client, en enquêtant auprès du bureau de crédit, ainsi que par le biais d’agents de renseignements personnels qui détiennent des informations sur la position financière du client ;

• Informer le client au sujet de ses options financières, aussi bien que sur le développement en cours du marché et de l’industrie des hypothèques ;

• Auditer des services fournis à nos clients ;

• Se conformer aux lois municipales, provinciales, fédérales et autres ; et

• À d’autres fins précises, communiquées au client par un membre du Groupe hypothécaire Orbis avant la collecte de l’information, sauf lorsque la loi le prévoit autrement, nous utiliserons les données personnelles du client aux seules fins déterminées avec celui-ci. Si des informations personnelles sont requises pour un autre motif non énuméré, nous ferons au préalable toutes les démarches raisonnables pour nous assurer que le nouveau motif est identifié avant d’en faire usage.

Comment recueillons-nous vos informations personnelles ?

Le profil du client est notre principale source d’information. Nous exigeons donc son consentement avant d’aller chercher des informations provenant d’une tierce partie, informations qui nous aideront à déterminer l’éligibilité et la qualification du client à différents produits et services. Par exemple, en matière de crédit, il est essentiel pour nous de connaître sa situation financière, ainsi que son dossier de crédit. Après avoir obtenu le consentement du client, nous contacterons donc d’autres prêteurs, institutions financières, bureaux de crédit et employeurs. Le consentement est très important, car, sans lui, nous sommes dans l’impossibilité d’effectuer les recherches appropriées et, par conséquent, d’offrir le produit de crédit répondant aux besoins du client. Dans la plupart des cas, le consentement est donné directement sur le formulaire d’un produit particulier ou, à l’occasion, sur un formulaire distinct. La déclaration de consentement est claire et sans ambiguïté, et en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ).

Tous les représentants du Groupe hypothécaire Orbis doivent se procurer le consentement approprié de chaque client qui fait une demande pour une quelconque facilité de crédit. Le non-respect de cette obligation pourrait résulter en la suspension du droit d’accès de toutes les agences d’évaluation du crédit telles que Equifax, Trans Union et/ou d’autres entreprises offrant des services similaires. Les récidivistes seront signalés rapidement aux autorités de réglementation appropriées, ce qui pourrait entrainer des conséquences néfastes. Un formulaire acceptable de consentement devrait inclure le formulaire de consentement fourni par Filogix System et/ou Scarlet System. De plus, si le formulaire d’application est complété dans Scarlet, le système peut demander un consentement à la fin. Il est impératif que l’agent s’assure qu’il figure au dossier. Ce formulaire, où tout autre formulaire conforme aux normes de la LPRPDÉ, doit être signé et agréé par chaque client avant que nous ne puissions accéder à son rapport de crédit ou à toute autre information contraire à la loi sur la protection de la vie privée.

Aucun code d’accès à Equifax ou à toute autre agence de rapport de crédit ne sera émis à un nouveau membre avant une période d’au moins 60 jours, et seulement après que le programme de mentorat du Groupe hypothécaire Orbis aura été complété avec succès. Le code d’accès sera attribué aux membres engagés dans l’industrie depuis au moins 12 mois et seulement après que le bureau chef aura reçu au moins trois références de créanciers.

Consentement

La communication d’informations fournies par le client au Groupe hypothécaire Orbis signifie qu’il accepte et consent à ce que le Groupe hypothécaire Orbis recueille, utilise et divulgue ces mêmes informations personnelles, en conformité avec cette politique sur la vie privée. Le Groupe hypothécaire Orbis ne recueillera pas, n’utilisera pas et ne divulguera pas les informations personnelles d’un client sans le consentement nécessaire, sauf dans certaines circonstances extraordinaires. De telles circonstances particulières doivent inclure, sans limitation, des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, lorsque l’obtention du consentement est rendue impossible ou irréalisable ou lorsqu’il en va des meilleurs intérêts du client. La méthode la plus utilisée pour obtenir le consentement du client est par l’autorisation confirmée du client sur le formulaire d’application de crédit, ou à l’aide du formulaire fourni par le système Filogix, tel que mentionné plus haut. Lorsque cela est possible, Groupe hypothécaire Orbis peut aussi obtenir un consentement verbal, lors d’un entretien, suivi le plus rapidement possible d’un consentement écrit (ceci n’est pas recommandé puisqu’une agence de rapport de crédit pourrait refuser ce genre de consentement), ou par un document tel qu’un courriel qui inclut le nom du client clairement défini dans l’adresse courriel. Toute forme d’autorisation écrite doit préciser clairement que le client autorise l’usage de ses informations aux fins d’obtenir du financement, et que lesdites informations peuvent être utilisées par une tierce partie.

Le client peut retirer son consentement en tout temps, en faisant parvenir à l’adresse ci-dessous un avis écrit, sous réserve de toute restriction légale ou contractuelle et dans un délai raisonnable. Le refus par un client de donner son consentement, ou le retrait ultérieur de son consentement peut influer sur la capacité du Groupe Orbis de fournir des services hypothécaires à ce client. Un membre du Groupe hypothécaire Orbis informera le client de l’implication de ce retrait. Pour retirer son consentement, le client doit communiquer par écrit avec le responsable de la protection de la vie privée à :

À l’attention de : M. Theodore Kyres, président
Groupe hypothécaire Orbis
285, Place d’Youville, bureau 9
Montréal, QC H2Y 2A4
Tél. : 514-313-0108

Utilisation et divulgation d’informations personnelles

Nous utiliserons les informations personnelles du client pour lui offrir des services et avis financiers, pour administrer notre base de données, pour ajouter le client à nos activités de marketing ou pour tout autre usage, tel que décrit plus haut dans la section « Pourquoi le Groupe hypothécaire Orbis recueille des informations personnelles ». Dans certaines circonstances, le Groupe hypothécaire Orbis divulguera une information personnelle à une tierce partie. Plus précisément, les informations personnelles peuvent être utilisées, partagées et divulguées à, de, ou avec, les membres du Groupe hypothécaire Orbis, des témoins dans une procédure contentieuse, des experts embauchés au nom du client, des bureaux de crédit, ainsi que des tiers nécessaires pour faciliter l’affaire pour laquelle le client a retenu nos services et a donné son accord. Dans certaines circonstances le Groupe hypothécaire Orbis peut divulguer des informations personnelles :

• Lorsque requis ou autorisé par la loi, par exemple si le tribunal émet un subpoena ;
• Lorsque le client a consenti à la divulgation de ces informations ;
• Lorsque le Groupe hypothécaire Orbis fournit des services hypothécaires à un client pour lequel des informations personnelles sont requises par une tierce partie (par exemple, par un prêteur au cours d’une transaction hypothécaire immobilière) ; dans ce cas, le consentement du client sera implicite, à moins d’avis contraire du client.
• Lorsqu’il est nécessaire de faire appel à un bureau de crédit pour le traitement d’une transaction hypothécaire ;
• Si le Groupe hypothécaire Orbis embauche une tierce partie pour fournir des services administratifs ou de soutien (tels que les services de sauvegarde des ordinateurs ou le déchiquetage et l’archivage des dossiers) ; cette tierce partie est limitée par notre politique de protection de la vie privée.
• Pour la protection des meilleurs intérêts d’Orbis ;
• Pour la protection d’intérêts publics ou la dénonciation d’activités criminelles telles que la fraude ou le blanchiment d’argent. Dans ces situations, les autorités seront contactées et des informations personnelles pourraient être divulguées.
• Si nous retenons les services d’une firme d’avocats pour agir en notre nom, peu importe la raison ; ou
• Si l’information est déjà connue du public.

Limitation de la collecte et de la conservation des informations personnelles

Le Groupe hypothécaire Orbis limite la collecte d’informations personnelles d’un client à celles qui sont nécessaires aux fins des raisons énumérées dans la politique de confidentialité, laquelle pourrait être amendée à l’occasion, ou à d’autres fins identifiées au client avant la collecte d’informations personnelles. De plus, les informations personnelles recueillies ne peuvent être utilisées ou divulguées qu’aux fins des motifs pour lesquels elles ont été recueillies, sauf avec le consentement du client ou autrement autorisé par la loi.

Exactitude

Le Groupe hypothécaire Orbis s’efforce de veiller à ce que l’information personnelle du client soit aussi exacte, complète et à jour que possible pour le motif pour lequel elle est utilisée. Avant de soumettre une transaction à un prêteur, l’agent doit valider les informations reçues et s’assurer de leur exactitude, dans le respect des bonnes pratiques. Ces pratiques consistent à confirmer l’identité du client et à examiner soigneusement toute documentation telles que les revenus, les acomptes, les évaluations, les offres d’achat et de ventes ou tout autre document pertinent à chaque transaction, et ce avant de soumettre le dossier à un prêteur. Cette étape est nécessaire pour le traitement de chaque transaction, afin de prévenir toute activité frauduleuse. Chaque agent est responsable de s’assurer que toutes les informations recueillies soient exactes et entièrement divulguées à chaque prêteur à qui soumettre leur transaction pour approbation, tel que stipulé dans leur contrat d’agent indépendant.

Pour les agents qui souhaiteraient assister à nos formations sur les points à rechercher lors de la révision de la documentation au cours de la transaction, le Groupe hypothécaire Orbis tient des sessions trimestrielles sur la prévention de la fraude. Il est aussi recommandé à nos agents de passer en revue les questions fréquemment posées sur le site de l’AMF à www.lautorite.qc.ca
Pour ceux qui auraient des questions au sujet des pratiques standard, les agents peuvent s’informer auprès du centre de contact de l’AMF ou en appelant au (514) 395-0337 pour de plus amples renseignements.

Sauvegarde

Le Groupe hypothécaire Orbis s’efforce de maintenir un niveau de sécurité maximal afin de protéger la sauvegarde des données contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la reproduction ainsi que l’usage ou la modification des informations personnelles du client sous la responsabilité de Groupe hypothécaire Orbis. Le Groupe hypothécaire Orbis utilise différentes méthodes pour protéger les informations personnelles, incluant la sécurité physique, la sécurité informatique et électronique, la destruction des informations qui ne sont plus nécessaires ainsi que les protections contractuelles avec les sous-traitants de données tier. Les copies papier demandées par l’AMF sont conservées au bureau chef durant 12 mois, ou jusqu’à ce qu’elles soient numérisées. Tous les dossiers antérieurs requis par l’AMF sont conservés à la même adresse et sont disponibles sur demande des parties concernées.

Protection

La liste des clients n’est jamais transmise à une tierce partie autre que les membres affiliés à Groupe hypothécaire Orbis. Lors de l’embauche, les employés et les agents doivent s’engager à respecter la nature confidentielle des informations client. Seuls les employés et les associés qui ont besoin de consulter les dossiers dans le cadre de leurs fonctions ont accès à cette information.

Modifications de la politique de confidentialité

De temps à autre, le Groupe hypothécaire Orbis examine et revoit ses pratiques en matière de protection de la vie privée. Les politiques, nouvelles ou modifiées, seront annoncées sur cette page sans délai.

Le site web du Groupe hypothécaire Orbis

Notre site web pourrait contenir des liens vers d’autres sites qui ne sont pas régis par cette politique de la protection de la vie privée. Sur notre site web, comme sur la plupart des sites web commerciaux, nous pouvons surveiller les habitudes de transmission, l’utilisation du site et l’information connexe afin d’optimiser notre service. Il arrive que nous fournissions des renseignements cumulatifs à des tiers, mais ces statistiques ne comprennent pas de renseignements personnels révélant votre identité. Le site web du Groupe hypothécaire Orbis, ainsi que tous les sites web de nos agents, doivent indiquer clairement l’adresse ainsi que les informations de contacts du bureau chef, de même que le numéro de licence du courtier, attribué par l’AMF. Tous les numéros de licences sont aussi affichés sur le site du Groupe hypothécaire Orbis et doivent être clairement affichés sur le site web de chaque agent.

Le Groupe hypothécaire Orbis exige de tous ses agents qui créent des sites web qu’ils soumettent à notre responsable de la protection de la vie privée et de la conformité, tout le contenu du site web avant qu’il ne soit publié et ne devienne accessible au public. Une revue trimestrielle des sites web de nos agents permet de valider le maintien de la conformité. Il en est fait mention dans le contrat d’agent indépendant que chaque agent doit signer lors de son embauche par notre firme.

Communiquer avec Groupe hypothécaire Orbis

Nous reconnaissons que la facilité et la rapidité d’accès ne doivent pas supplanter les impératifs de sécurité. Nous utilisons différents moyens pour communiquer avec nos clients, dont certains sont plus pratiques, tels que les courriels. Nos courriels sont envoyés selon les standards de l’industrie avec un cryptage 128 bits. Un tel cryptage ne garantit toutefois pas la confidentialité ni la sécurité puisque les messages cryptés peuvent être interceptés et décryptés. Si le client préfère ne pas utiliser les courriels comme moyen de communication, il doit en discuter avec le consultant/courtier/agent qui gère son dossier, afin de trouver une solution alternative.

À l’attention de : Theodore Kyres, président
Groupe Hypothécaire Orbis
285 Place d’Youville, bureau 9
Montréal, QC H2Y 2A4
Téléphone : (514) 313-0108

Sécurité et stockage des données

Chaque agent et chaque courtier doit prendre des mesures raisonnables pour protéger les données personnelles fournies par le client. Chaque document original sera gardé dans un endroit sécuritaire, non accessible au public. Lorsqu’un dossier est complet, tous les documents non nécessaires sont immédiatement retournés au client. Si la documentation originale provient du client, elle sera soumise au bureau chef, soit sur papier ou par voie électronique, avant de clore la transaction. Bien que l’agent doive conserver une copie du dossier, il est tenu de déployer tous les efforts nécessaires pour protéger la confidentialité des documents en sa possession, car il est responsable de la protection de toutes les informations confidentielles et privées qui lui ont été confiées.

Il convient de noter que tous les dossiers sont la propriété du Groupe hypothécaire Orbis. Bien que les courtiers et les agents conservent des données pour des raisons de marketing, les clients sont la propriété du Groupe hypothécaire Orbis.

Toute documentation qui n’est plus nécessaire doit être déchiquetée immédiatement. Toute documentation électronique doit être protégée par un mot de passe. Les portables contenant des dossiers client ne doivent jamais être laissés sans surveillance dans un endroit public.

Le bureau chef prendra les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des données des dossiers client. Les documents numérisés doivent être protégés adéquatement et catalogués. Tous les dossiers client ainsi que les dossiers personnels doivent être conservés dans un cabinet verrouillé ou dans un format électronique sécurisé. Tous les ordinateurs à notre bureau chef sont protégés par un mot de passe et les données sont sauvegardées régulièrement sur notre disque dur externe/mobile afin d’être entreposées chaque soir dans un site externe sécurisé. Tous les documents numérisés sont déchiquetés immédiatement ou entreposés dans un cabinet verrouillé sécuritaire jusqu’à ce qu’ils soient déchiquetés par une firme externe. Nous utilisons présentement les services de Iron Mountain.

La conservation des dossiers

Les dossiers d’hypothèque complétés seront conservés pour une période de six ans suivant la date d’échéance de l’hypothèque. Tous les documents non liés à l’hypothèque seront conservés pendant six ans. La documentation concernant des dossiers annulés ou incomplets sera conservée pour au moins un an, à l’exception des formulaires de consentement, qui doivent rester en filière pour une période de trois ans, au cas où une agence de rapport de crédit exige une preuve du consentement du client pour obtenir un rapport. Toutes les copies papier seront déchiquetées après cette période.

PLAINTES

Sur réception d’une plainte de la part d’un consommateur ou d’un investisseur, le responsable des plaintes (ou une personne désignée) prendra les mesures immédiates d’investigation. Si la plainte concerne un dossier complété, le responsable des plaintes extraira la documentation existante des dossiers de la société. Le responsable des plaintes examinera la documentation, pour ensuite acheminer la plainte à l’agent ou au courtier concerné, pour recueillir les commentaires. Si la plainte concerne un dossier actif, le responsable des plaintes contactera immédiatement l’agent ou le courtier responsable du dossier et lui transmettra la plainte pour qu’il la commente et, ensemble, ils passeront en revue le dossier concerné. Le responsable des plaintes répondra verbalement à toutes les plaintes dans un délai de 48 heures après réception, et il assurera un suivi par écrit le plus rapidement possible. Si une solution satisfaisante ne peut être trouvée, la réponse écrite devrait proposer que l’affaire soit transmise à l’AMF. Toute la documentation concernant une plainte doit être conservée selon les exigences du traitement des dossiers et une copie sera conservée dans le dossier de chaque agent des ressources humaines, dossiers qui sont archivés au bureau chef du Groupe hypothécaire Orbis.

Les plaintes peuvent être adressées directement via le site web Orbis : https://groupeorbis.com/contactez-nous/

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